Мессенджеры или почта? Через какой канал лучше всего вести дела

Что лучше использовать для работы, а что для личного общения - в Украине и за рубежом

Не так давно мы брали интервью у Татьяны Витязь, опытной журналистки, заместителя главреда журнала Viva!, которая до недавних пор спокойно обходилась в работе без фейсбука. В ее телефонной книге – более 1600 номеров и все вопросы она привыкла решать звонками или смс. Но в какой-то момент необходимость иметь аккаунт в фейсбуке стала очевидной: человек, с которым нужно было связаться Татьяне, отвечал только в мессенджере.

Дискуссии о цифровом этикете в деловой переписке ведутся с момента, когда электронная почта стала полноценным функциональным инструментом для бизнеса. При этом в разных странах и бизнесах разный подход, к тому какой способ коммуникации считается приемлемым и эффективным.

Как это работает

«Мои основные каналы связи на данный момент – фейсбук, LinkedIn и почта. Реже – WhatsApp и Twitter», — рассказывает Анна Зенькова, CEO стартапа, который занимается нетворкингом Talk to Ri. По ее словам, правила деловой переписки значительно отличаются в Украине и за рубежом.

«За полтора года жизни в [Кремниевой] Долине я поняла, что лучший способ связаться по делу в США — это написать на почту или позвонить. Facebook там для семьи и друзей. Кроме того, всегда стоит искать интро. Это увеличивает шансы наладить контакт», — рассказывает Зенькова.

В англоязычных статьях и тредах на Reddit склоняются к тому, что наиболее эффективные каналы деловой связи – электронная почта и телефон. В соответствующей дискуссии пользователь Альберто Новелла объясняет, что пишет на почту, потому что: там есть тема письма, не нужно давать номер телефона (а значит, тебе не будут лишний раз звонить) и это эффективно с точки зрения времени, потому что за счет структурированной переписки, вся информация хранится в одном месте.

Студенты осваивают новые способы коммуникации (мессенджеры, чаты, конференции), но почта для них — это как езда на велосипеде задом наперед

В то же время аналитики Harvard Business Review отмечают, что отталкиваться нужно прежде всего от цели, а не от способа коммуникации. «Если дело касается щепетильной темы или вам нужно быстро решить вопрос, лучше всего подойдет телефонный звонок», — пишут в статье. Однако в конце приходят к выводу, что все равно лучший способ деловой коммуникации – это почта. О мессенджерах тоже упоминают, но скорее вскользь.

«В западных странах четко разграничивают мессенджеры. Например, никто не использует фейсбук для бизнес-общения, там для этих целей используется LinkedIn. Также все пользуются календарем для планирования встреч. Поэтому очень помогает зафиксировать договоренность путем отправки приглашения через Google Календарь», — подтверждает мнение аналитиков Александр Дятлов, СОО и сооснователь стартапа Ecoisme.

Мессенджеры   

В Украине ситуация обстоит несколько иначе. Почта и телефон у нас тоже в ходу, но мессенджеры куда чаще используют для делового общения.

«Для меня совершенно приемлемо использовать мессенджеры для деловой переписки. Прежде всего, это удобно. Мне кажется, мессенджеры позволяют быть ближе. Именно поэтому в моем телефоне установлены все самые популярные. Но я, скорее, подстраиваюсь под тех, с кем веду коммуникацию. Если кому-то удобно присылать голосовые сообщения в WhatsApp – пожалуйста, пользоваться мессенджером фейсбука – не вопрос. Кстати, эти два мессенджера я использую чаще всего. Но и в том, и в другом стараюсь вести переписку, если она деловая, в уважительно-дружеском тоне, корректно и без грамматических ошибок», — рассказывает Катерина Примина, пиар-менеджер Регины Тодоренко.

Преподаватель факультета Liberal Arts Ольга Лукинова отмечает, что для нового поколения пользователей интернета, «которые родились с гаджетом в руках», ценность почты не ясна. Эта категория пользователей не понимает, зачем пользоваться таким громоздким инструментом, если есть мессенджеры и ЛС. Тем более в почте нельзя использовать стикеры и гифки.

«Мои студенты осваивают новые способы коммуникации (мессенджеры, чаты, конференции), но почта для них — это как езда на велосипеде задом наперед. Освоив новые инструменты, они забывают, что главным инструментом делового взаимодействия по-прежнему остается электронная почта», — отмечает преподавательница.

«В Украине, кроме почты, для деловой переписки я использую фейсбук и Telegram», — говорит Дятлов.

Общая картина

Если резюмировать сказанное, можно сделать вывод, что главным инструментом делового общения во всем мире остается электронная почта. И даже новое поколение, которое с ней плохо знакомо, все равно вынуждено под нее подстраиваться. У почты есть ряд преимуществ, главное из которых – возможность четко структурировать информацию.

Что касается Украины, мессенджеры как и телефонные звонки, тоже вполне приемлемы в деловой коммуникации.

«Фейсбук кажется мне удобным в том плане, что ты можешь вести коммуникацию одновременно с самыми разными людьми по самым разным рабочим (и не только) вопросам. Ты написал тогда, когда тебе удобно, в свою очередь человек прочитал и ответил тогда, когда у него есть на это время. Ну и то, что ты видишь, когда твое сообщение прочитано – это дополнительный бонус», — объясняет Примина.

За рубежом подход несколько иной. Там предпочитают использовать фейсбук для личного общения, а LinkedIn для делового. Также активно пользуются сервисами планирования встреч.

«Как бы это странно ни звучало, но в Украине я часто сталкивался с методом назначения встречи по принципу «Позвони мне в понедельник утром, договоримся на время после обеда». На Западе дорожат своим временем и временем других людей. Поэтому все четко планируют распорядок дня. Также очень редки опоздания на встречу, считается дурным тоном не предупредить даже о незначительном опоздании на пару минут», — рассказывает Дятлов.

Но в целом, в современном мире разделение на деловые и личные каналы переписки стало весьма условным. Каждый сам придумывает себе способ оградить себя от деловых вопросов. Для автора этой статьи – это Telegram. Александр Дятлов вообще не выделил отдельный канал. «С друзьями я в 90% случаев общаюсь в Instagram», — для Анны Зеньковой. Катерина Примина для личного общения завела второй номер телефона.

К слову, все комментарии для этой статьи были взяты в переписке в фейсбуке.

Коллажи: Марина Николаева

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: 5 мировых онлайн-сервисов, которых очень не хватает в Украине